Дуайт Ейзенхауер — генерал армії та тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки, відомий видатними досягненнями полководця, керівника країни, викладача університету. Його фраза «не всі термінові справи важливі і не всі важливі справи термінові» лягла в основу одного з методів тайм-менеджменту та управління часом. Вона отримала назву матриця Ейзенхауера. Техніка дозволяє позбутися «сміття», займатися виключно ефективними справами.
Що таке матриця Ейзенхауера?
Решітка, матриця, квадрат Ейзенхауера — популярна методика планування часу. Вона дозволяє розділити справи на три категорії:
- невідкладні особисто для мене;
- можуть бути виконані іншими;
- не стосуються мене.
Нерідко людина, яка багато працює, виконує величезну кількість завдань, помічає, що не отримує жодного задоволення від виконаного, не має можливості відпочити. Закінчуючи робочий день, вона усвідомлює, що завтра її чекає купа справ.
Методика дозволяє розставити пріоритети, звільняючи в графіку час, встигаючи зробити більше, отримуючи вартісні саме для вас результати. Її можна застосувати до планування бізнесу, повсякденного життя.
Матриця Ейзенхауера — принцип роботи
Інструмент являє собою шаблон з чотирьох квадратів у вигляді простої матриці. Вгорі знаходяться важливі, внизу — неважливі, зліва нетермінові, справа — термінові. Ідея полягає в заповненні квадратів.
Розподіл проводиться за терміновістю. Необхідно тверезо оцінювати ситуацію. Організація пріоритетних завдань повинна відповідати на питання: «Хто повинен робити?», «Чому зараз?», «Що буде, якщо не зробити?», «Чи принесе це мені користь?».
Принцип працює наступним чином:
- Пріоритетними стають справи з квадрата A.
- Вимагаючими нетермінового рішення — B.
- Завдання не першочергової важливості, але вимагаючі термінового втручання — C.
- Можуть бути забуті і ніколи не виконуватися — D.
Це розташування дозволяє розподіляти час протягом дня керівникам вищої ланки, менеджерам, співробітникам, домогосподаркам, самозайнятим (фрілансерам). Питання може виникати тільки щодо останнього квадрата, але тут необхідно порівняти звичайну і робочу ситуацію.
Матриця Ейзенхауера — як правильно застосовувати в тайм-менеджменті?
Використовувати матрицю Ейзенхауера як інструмент розстановки головних пріоритетів щодо робочих процесів необхідно за наступними параметрами:
- Червоний сектор. Тільки «Мої справи» першочергової важливості. Сюди ніколи не повинні потрапляти сторонні елементи, наприклад, колега попросив допомогти з квартальним звітом, коли у нього «горять» терміни. Однозначно відмовляйтеся від виконання подібних завдань. Не ставайте людиною, на яку звалюють чужі «шишки».
- Помаранчевий сектор. Виключно стратегічні завдання, націлені на проактивну роботу з метою отримання успішного результату, вигідного в першу чергу вам. Наприклад, будучи співробітником великої компанії, ви бажаєте отримати підвищення, а найближчою можливістю стає презентація, яка відбудеться через тиждень. Можете потроху готуватися щодня до майбутнього відповідального заходу, залишаючи пару днів у запасі, щоб все перевірити.
- Жовтий сектор. Складається з неважливих справ, які стають терміновими. Визначити подібні досить складно, але щодо тайм-менеджменту вони є найголовнішими і небезпечними ворогами. Це хронофаги, які багато хто плутає з червоним квадратом. Основною відмінністю стає те, що ці завдання не несуть жодної цінності особисто для вас/співробітника.
Наприклад, в офісі зламався принтер, а ви повинні роздрукувати звіт. Деякі, замість того, щоб повідомити відповідальному за виклик сервісної компанії працівнику, намагаються вирішити проблему самостійно. Відправте звіт електронною поштою, заздалегідь повідомивши керівництво про причину цього, і продовжуйте займатися своїми справами.
- Зелений сектор. Найкомфортніший і спокусливий. Сюди відносяться розмови по телефону, в соцмережах, мобільні ігри, часті походи в кав’ярню. Багато хто втрачає купу часу за подібними справами, постійно отримуючи аврал на робочому місці. Повністю виключіть відволікаючі фактори. На це є обідня перерва.
Метод може використовуватися в особистому тайм-менеджменті. У подібній ситуації останній сектор дозволений, але тільки після пунктів з квадратів A і B. Попити чай з подругою, подивитися улюблений серіал. Це те, що може робити звільнена від клопотів домогосподарка, але не співробітник на робочому місці.
Критерії матриці Ейзенхауера
Правильно навчитися розпоряджатися власним часом — це можливість закінчувати справи вчасно, мати високу продуктивність праці і стати успішним. Щоб досягти цього, недостатньо просто складати матрицю, потрібно правильно застосувати «решітку» Ейзенхауера. Це можна зробити з використанням наступних критеріїв:
- Зменшення списку червоного сектора «важливо і терміново». Якщо після освоєння матриці справи з нього не зменшуються, значить, або не вміють розподіляти виконання справ з помаранчевого квадрата (B), або не можуть відмовитися від відволікаючих факторів з D.
- Поповнення списку в помаранчевому секторі «важливо і не терміново» сигналізує, що справи практично стоять на одному місці. Щоб цього не відбувалося, встановіть шкалу часу і прогресу.
- Жовтий і зелений сектори ніяк не повинні впливати на роботу. Поточні справи завжди ставляться на чолі кута.
Подібним чином можна визначити наскільки ефективно ви справляєтеся з покладеними обов’язками. Використовуючи матрицю, можна перетворити хаос з безлічі справ в організований графік, коли все розкладено по пунктах і готове до терміну.
Матриця Ейзенхауера — потужний інструмент управління часом. Вона здається простою, легкою, очевидною, але наочна кількість завдань у кожному квадраті дозволяє оцінити себе і переглянути пріоритети. Вже через пару днів приходить розуміння, що саме заважає вам стати зібраним, практичним, встигаючим робити все.
