Матрица Эйзенхауэра пример

Дуайт Эйзенхауэр — генерал армии и тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки, известный выдающимися достижениями полководца, руководителя страны, преподавателя университета. Его фраза «не все срочные дела важны и не все важные дела срочные» легла в основу одной из методов тайм-менеджмента и управления временем. Она получила название матрица Эйзенхауэра. Техника позволяет избавиться от «мусора», заниматься исключительно эффективными делами.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Решетка, матрица, квадрат Эйзенхауэра — популярная методика планирования времени. Она позволяет разделить дела на три категории:

• неотложные лично для меня;
• могут быть выполнены другими;
• не относящиеся ко мне.

Нередко человек, много работающий, выполняющий огромное количество задач, замечает, что не получает никакого удовлетворения от проделанного, не имеет возможности отдохнуть. Заканчивая трудовой день, он осознает, что завтра его ждет куча дел.

Методика позволяет расставить приоритеты, освобождая в графике время, успевая сделать больше, получая стоящие именно для вас результаты. Ее можно применить к планированию бизнеса, повседневной жизни.

Матрица Эйзенхауэра — принцип работы

Инструмент представляет собой шаблон из четырех квадратов в виде простой матрицы. Наверху находятся важные, внизу — неважные, слева несрочные, справа — срочные. Идея заключается в заполнении квадратов.

Распределение проводится по срочности. Необходимо трезво оценивать ситуацию. Организация приоритетных задач обязана отвечать на вопросы: «Кто должен делать?», «Почему сейчас?», «Что будет, если не сделать?», «Принесет ли это мне пользу?».

Принцип работает следующим образом:

1. Приоритетными становятся дела из квадрата A.
2. Требующими не срочного решения — B.
3. Задачи не первостепенной важности, но требующие срочного вмешательства — C.
4. Могут быть забыты и никогда не делаться — D.

Эта расстановка позволяет распределять время в течение дня руководителям высшего звена, менеджерам, сотрудникам, домохозяйкам, самозанятым (фрилансерам). Вопрос может возникать только относительно последнего квадрата, но здесь необходимо сравнить обычную и рабочую ситуацию.

Матрица Эйзенхауэра — как правильно применять в тайм-менеджменте?

Использовать матрицу «йзенхауэра как инструмент расстановки главных приоритетов относительно рабочих процессов необходимо по нижеследующим параметрам:

• Красный сектор. Только «Мои дела» первоочередной важности. Сюда никогда не должны попадать посторонние элементы, к примеру, коллега попросил помочь квартальным отчетом, когда у него «горят» сроки. Однозначно отказывайтесь от выполнения подобных задач. Не становитесь человеком, на которого сваливают чужие «шишки».
• Оранжевый сектор. Исключительно стратегические задачи, нацеленные на проактивную работу с целью получения успешного результата, выгодного в первую очередь вам. Например, будучи сотрудником крупной компании, вы желаете получить повышение, а ближайшей возможностью становится презентацию, которая состоится через неделю. Можете понемногу готовиться ежедневно к предстоящему ответственному мероприятию, оставляя пару дней в запасе, чтобы все перепроверить.
• Желтый сектор. Состоит из не важных дел, которые становятся срочными. Определить подобные довольно сложно, но относительно тайм-менеджмента они являются самыми главными и опасными врагами. Это хронофаги, которые многие путают с красным квадратом. Основным отличием становится то, что эти задачи не несут никакой ценности лично для вас/сотрудника.

К примеру, в офисе сломался принтер, а вы должны распечатать отчет. Некоторые, вместо того, чтобы сообщить ответственному за вызов сервисной компании работнику, пытаются решить проблему самостоятельно. Отправьте отчет по электронной почте, заранее сообщив руководству о причине этого, и, продолжайте заниматься своими делами.

• Зеленый сектор. Самый комфортный и соблазнительный. Сюда относятся разговоры по телефону, в соцсетях, мобильные игры, частые походы в кофе-комнату. Многие теряют кучу времени за подобными делами, постоянно получая аврал на рабочем месте. Полностью исключите отвлекающие факторы. На это есть обеденный перерыв.

Метод может использоваться в личном тайм-менеджменте. В подобной ситуации последний сектор позволителен, но только после пунктов из квадратов A и B. Попить чай с подругой, посмотреть любимый сериал. Это то, что может делать освободившаяся от хлопот домохозяйка, но не сотрудник на рабочем месте.

Критерии матрицы Эйзенхауэра

Правильно научиться распоряжаться собственным временем — это возможность заканчивать дела вовремя, иметь высокую производительность труда и стать успешным. Чтобы добиться этого, недостаточно просто составлять матрицу, нужно правильно применить «решетку» Эйзенхауэра. Это можно сделать с использованием следующих критериев:

• Уменьшение списка красного сектора «важно и срочно». Если после освоения матрицы дела из него не уменьшаются, значит, либо не умеют распределять выполнение дел из оранжевого квадрата (B), либо не могут отказаться от отвлекающих факторов из D.

  

• Пополнение списка в оранжевом секторе «важно и не срочно» сигнализирует, что дела практически стоят на одном месте. Чтобы этого не происходило, установите шкалу времени и прогресса.
• Желтый и зеленый сектора никак не должны влиять на работу. Текущие дела всегда ставятся во главе угла.

Подобным образом можно определить насколько эффективно вы справляетесь с возложенными обязанностями. Используя матрицу, можно превратить хаус из множества дел в организованный график, когда все разложено по пунктам и готово к сроку.

Матрица Эйзенхауэра — мощный инструмент управления временем. Она кажется простой, легкой, очевидной, но наглядное количество задач в каждом квадрате позволяет оценить себя и пересмотреть приоритеты. Уже через пару дней приходит понимание, что именно мешает вам стать собранным, практичным, успевающим делать все.

Видео-урок по тайм менеджменту с матрицей Эйзенхауэра