Зосереджуватися на головному, не витрачати час на метання, перестати намагатися вирішити всі проблеми. Це запорука успіху будь-якої сфери життя і діяльності людини. Цьому вчить принцип Парето, розроблений наприкінці XIX століття італійським соціологом та економістом. Він активно використовується в менеджменті, економіці, продажах, управлінні персоналом та інших областях, повністю відповідає реальній статистиці.
Принцип Парето — що це?
Суть закону базується на неминучості дисбалансу. Йдеться про велику власність, фінансові потоки. Не можна докласти сто відсотків зусиль, очікуючи аналогічної віддачі, тобто співвідношення ніколи не буде 1/1. Якщо спробувати пояснити принцип Парето без термінів, а простими словами, він говорить, що найбільший результат досягається завдяки мінімуму зусиль.
Це легко перевіряється на практиці. Більшість клієнтських скарг на обслуговування, наприклад, у магазині викликані кількома кореневими проблемами. Це означає, що немає необхідності переглядати весь трудовий процес. Достатньо усунути головні першопричини. Якщо кожного разу засікати час безперервної роботи на таймері, а потім скласти і відняти з загального часу, ефективність не буде 100% до 100%.
Принцип закликає берегти ресурси і сили. Це, перш за все, стосується часу. Воно невідновлюване і витікає безповоротно. Витрачаючи 6 годин на сон, їжу, водні процедури і 18 годин на роботу, отримати велику віддачу ніяк неможливо. Лише частина зусиль принесе результат, а решта перетвориться на втому і незадоволеність. Розуміння свого максимуму дозволяє працювати ефективніше, встигати відпочивати, веселитися і відчувати себе щасливим.
Правило закону Парето
Представляє собою емпіричну теорію, тобто легко перевіряється на практиці. Італійський економіст виявив закономірність того, що 80% багатств країни належить 20% людей. Статистика підтвердилася не тільки на прикладі інших країн, але й навіть різних часових рамок у минулому.
Принцип здобув широку популярність завдяки бізнес-консультанту Дж. Джурану, який читав праці Вільфредо Парето, і Р. Коху, який детально описав принцип у книзі. Правило полягає в наступному: «80% результатів досягається завдяки 20% зусиль». Більша частина прикладених зусиль дає найменший ефект.
Закон розподілу
Теоретично принцип може здатися дещо складним і не співставним з реаліями, але зроблені на його основі наслідки і висновки, дозволяють швидко реалізувати його на практиці:
- Щоб досягти більшості цілей, достатньо малих витрат. Головне, визначити найбільш ефективний і результативний підхід, інструмент.
- Метушливість і безладні дії не приносять ніякого результату. Намагаючись встигнути всюди, нікуди вчасно не прийдеш.
- Навіть найскладніша проблема має просте і швидке рішення, тому не потрібно винаходити велосипед, достатньо застосовувати існуючі напрацювання і практику.
- Немає необхідності перевиконувати завдання, якщо воно того не вимагає. Завжди потрібно чітко розуміти, що саме зробити, і рішення вимагатиме використання мінімальних ресурсів.
- Робочий оптимум 20%. Решта дає лише малий і практично не відчутний результат.
Застосування закону в деяких областях дає результат 10/90 або 30/70. Може здатися, що теорія не працює. Якщо привести справи, бізнес, продажі в порядок, отримуються шукані значення, тобто 20 і 80. Це парадокс, який відображає саму суть балансу всього, що відбувається у світі.
Важливо! Навіщо знати принцип Парето? Відповідь проста, щоб грамотно розпоряджатися будь-яким ресурсом, а, головне, часом. Зумівши докласти мінімум витрат, отримавши достатній результат, можна просто не робити інші справи, якщо вони не важливі.
Використання закону Парето
Краєугольним каменем принципу є заклик аналізувати дії, ситуації, проблеми, прибирати все непотрібне, зосереджуватися на головному. Щоб краще зрозуміти, як застосовувати його на практиці, слід розглянути приклади в різних областях.
Принцип Парето в продажах
Щоб збільшити продажі, мінімізувати витрати, необхідно чітко розуміти, що:
- Більша частина виручки надходить від 20% клієнтів за аналогічну кількість товарів. Решта відвідувачів приходять просто подивитися, а інші найменування створюють необхідний асортимент різноманітності, через який магазин стає привабливим. Що робити, якщо він залежується? Влаштовувати акції типу «2 товари в 1 руки» і так далі. Складаючи рекламні пропозиції в особистих продажах, завжди акцентуйте увагу на кількох, а решту просто включайте в брошуру, прайс-лист.
- Тільки 20% трудового часу співробітників припадає на здійснення і оформлення покупки. Іншими словами, з 6 годин, за винятком обіду, приблизно 90 хвилин відводиться під реальну роботу. Решта це розмови, безцільні прогулянки по залу. Якщо говорити про магазини, це звичайна справа. Зовсім інакше йдуть справи в торгових компаніях, оборот яких залежить від укладених договорів.
- З усіх працівників тільки 20% приносять справжню користь підприємству. Що робити в подібному випадку? Або оптимізувати трудовий процес, розширивши діяльність і навантаживши обов’язками таких співробітників, або попрощатися з тими, хто не приносить ніякої вигоди підприємству, а зекономлені гроші вкласти в розвиток бізнесу.
Провівши ретельний аналіз, можна значною мірою знизити витрати, підняти продажі.
Увага! Правило не підходить для великомасштабних і складних проектів. Вони складаються з безлічі завдань і підзавдань, до вирішення яких залучаються тільки відповідальні і кваліфіковані фахівці. Кожен крок прописується і продумується заздалегідь. Тут, як правило, немає нічого зайвого.
В економіці
Закон Парето в економічній області
- співвідношення багатих і бідних;
- розподіл ресурсів;
- надходження податків.
Це стосується не тільки окремої держави, але й світових масштабів. Кількість багатих людей, які володіють ресурсами, підприємств, що платять найбільші податки, становить приблизно 20%.
Принцип Парето в менеджменті
Аналогічно бізнесу проблема даної сфери полягає в співробітниках. Вісімдесят відсотків праці виконує тільки двадцять відсотків працівників. Проблема очевидна. Більшість людей просто халтурять. Деякі в міру, інші відверто нічого не роблять. Навіть великі корпорації повинні розуміти, що зовнішні економічні умови змінюються, і будь-яка криза може серйозно похитнути фінансове становище, яке могло залишатися стабільним, якби своєчасно не оплачували б працю тих, хто не приносить компанії нічого.
Необхідно вести систему контролю за виконанням, впроваджуючи перевірку звітності, відстеження виконуваних завдань. Невід’ємною частиною такого процесу є позбавлення від тих, хто не справляється з покладеними обов’язками. Головне, щоб система виявлення таких співробітників була максимально налагодженою, дозволяла все фіксувати з точки зору законності (попередження, догани і так далі).
В управлінні
Менеджерам проекту знання закону Парето допомагає оптимізувати роботу команди абсолютно над будь-яким проектом без запізнень, зривів термінів, перевтоми і зниження ефективності праці:
- з поточних завдань на день завжди ставити дві пріоритетні і складні;
- призначати на відповідальні справи високоефективних співробітників, решту на менш важливі;
- контролювати хід виконання роботи протягом і в кінці дня.
Щоб не доводилося опитувати співробітників, користуються додатками з загальним доступом. Зібрання теж ефективні, але тільки по справі і короткі. П’ятихвилинка і годинне засідання принесуть аналогічні результати.
Принцип Парето в інших сферах
Правило «80/20» застосовне абсолютно до будь-якої області:
- Особистий тайм-менеджмент. З поставлених на день завдань тільки 20% повинні бути першочергової важливості. Саме їх обов’язково потрібно зробити на піку своєї активності.
- Сімейний бюджет. Лише п’ята частина витрат йде на дійсно важливі покупки. Це означає, що 80% грошей йде на непотрібні покупки.
- Саморозвиток. Переважна кількість книг, курсів, вивчених методик, хобі просто не потрібні людині. Не варто намагатися прочитати все про вивчену дисципліну, братися одночасно за малювання, спів, гру на піаніно або отримувати купу сертифікатів з англійської.
Це дозволяє розпланувати свій графік максимально ефективно і результативно.
