Ефективне планування та управління часом — шлях до успіху. Щоб стати зібраним, вміти концентруватися і виконувати завдання першочергової важливості, необхідно вивчити правила тайм-менеджменту. Саме ефективний тайм-менеджмент дозволяє побудувати правильний фундамент тим, хто бажає навчитися встигати робити все заплановане.
Правила тайм-менеджменту для управління часом
Логічне структурування дозволяє зрозуміти ключові моменти, навчитися розпоряджатися робочим графіком, стати максимально продуктивним:
- Мотивація. Завжди майте чітке уявлення про кінцеву мету. Чому? Навіщо? Що ви отримуєте? Кожне завдання робиться для досягнення якогось результату. Чим він важливіший, тим вище бажання і прагнення довести справу до кінця. Якщо робота ніяк не йде, проаналізуйте ситуацію. Причин невиконання завдання може бути кілька:
- не представляє жодної цінності і здається безглуздою;
- викликає негативні емоції під час виконання;
- усвідомлення безвиході, коли вона робиться лише тому, що треба;
- присутня безліч відволікаючих факторів;
- постійно виникають якісь невідкладні особисті або делеговані іншими справи.
Проведіть аналіз ситуації і відповідь дасть підказку, в якому напрямку діяти для підвищення ефективності продуктивності.
- Планування. Краеугольний камінь тайм менеджменту. Процес повинен починатися з чіткого уявлення кінцевого результату, а потім прописування того, що потрібно робити для його досягнення. Можна провести аналогію з будівництвом будинку, що складається з фундаменту, стін, даху і безлічі деталей, які дозволяють звести будівлю відповідно до проекту. Головне, не перетворювати планування в мету. Воно є засобом.
- Структурування. Розділяйте тривалі і складні завдання на «цеглинки». Укладаючи кожен, ви методично досягнете наміченого результату. Головне, заздалегідь визначитися, в які терміни вона повинна бути виконана, не забуваючи про порядок виконання. По-перше, це дозволить вибудувати сувору послідовність. По-друге, дає додаткову мотивацію, бачачи, скільки вже зроблено.
- Знання цінності власного часу. Необхідно розділяти мультизадачність і робочий процес. Перше відноситься до навичок і вмінь, не передбачає виконання кількох справ одночасно. Закінчуєте одне, переходите до іншого. Якщо намагатися вирішити кілька проблем одночасно, позитивного результату не буде.
- Особиста продуктивність. Не можна відволікатися або погоджуватися на допомогу колегам, коли є поточні справи. Діючи подібним чином, ви тільки шкодите собі. Підсумком стає зрив термінів і віддалення тієї мети, яку бажають досягти. Хочете встигати все? Не відволікайтеся на те, що ніяк не відноситься до вашої компетенції.
- Оцінка звичок. Існує принцип 21 дня. За цей час, як впевнено більшість експертів, формується будь-яка звичка. Вона буває хорошою і поганою. Алкоголь і куріння негативно відображаються на ефективності управління часом. Часті перекури відволікають, а випивка вечорами знижує продуктивність на наступний день.
Звичний ритм життя теж нерідко складається з не найкорисніших ритуалів для здоров’я і працездатності. Привчіть себе висипатися, снідати, займатися спортом, розслаблятися з користю. Вже через місяць покращиться самопочуття, а завдання почнуть виконуватися набагато швидше. Спробуйте позбутися всього шкідливого і непотрібного, заведіть більше корисних звичок.
Розуміння шести базових основ — головний крок на шляху до вміння правильно розпоряджатися часом. Замотивуйте себе, поставте і реалізовуйте мету, відмовившись від того, що не приносить жодної користі.
Запам’ятайте! Тайм-менеджмент — це не наука про те, як встигнути зробити більше, а дисципліна, що дозволяє відкинути непотрібне, сфокусувавшись на пріоритетних цілях і завданнях. Не треба ставати майстром на всі руки. Потрібно бути професіоналом своєї справи.
Ефективні правила тайм-менеджменту
Існують різноманітні підходи до проблеми управління часом. Експерти виділяють наступні типи time-management:
- Персональний. Спрямований на особистий ріст, саморозвиток, правильну і плідну організацію дня.
- Соціальний. Спрямований на покращення міжособистісних відносин або розпорядження часом для групи осіб, наприклад, в офісі або компанії.
- Професійний. Допомагає розумно розподіляти обов’язки між співробітниками.
Задавшись метою досягти успіху в тайм-менеджменті, необхідно чітко розуміти, якому саме для підбору правильних інструментів і методів саморозвитку.
Кому необхідні основні правила тайм-менеджменту?
Пріоритетною групою є управлінці. Керівники повинні знати від і до професійний тайм-менеджмент, добре розбиратися в соціальному. Спочатку було саме так. Досить швидко дисципліною почали цікавитися рядові співробітники, домогосподарки, студенти, працюючі на себе люди. Управляти особистим і робочим часом повинен вміти кожен.
Менеджерам це знання необхідне як диплом про вищу освіту. Інші осягають його для реалізації власних амбіцій. Домогосподаркам тайм-менеджмент допомагає налагодити побут, мати вільний час, присвячений чоловікові, дітям, собі, студентам — успішно закінчити навчання, бізнесменам — стати успішними і багатими, рядовим співробітникам — справлятися з поточною роботою в потрібні терміни або отримати підвищення по кар’єрній драбині.
Правила тайм-менеджменту
Кожна техніка базується на певних принципах. Щоб вміти грамотно розпоряджатися часом, вивчіть правила тайм-менеджменту для ефективного робочого дня.
Ставте мету правильно
Висока мотивація гарантована при наявності грамотно прописаного результату. Кінцевий підсумок завжди повинен формулюватися так, щоб не залишалося жодних «пробілів» на шляху до реалізації. Ідеальним помічником стане методика SMART, згідно з якою мета повинна бути:
- конкретною;
- вимірюваною;
- досяжною;
- релевантною;
- обмеженою в часі.
Багато фахівців додають в техніку ще один пункт «контрольованою», тобто виконання можна перевірити по закінченню. Неправильно прописати «укласти новий договір», грамотно сформулювати «укласти угоду з постачальником канцелярських товарів для забезпечення офісу всім необхідним не пізніше кінця наступного робочого тижня».
Плануйте дії
Щоб планувати власний робочий графік або розподіляти завдання між співробітниками з подальшим контролем, необхідно:
- намітити план тайм-менеджменту;
- скласти проект з можливістю маневрування в змінюваній ситуації, з урахуванням потенційних проблем;
- прописування кожного необхідного кроку;
- визначення відповідальних осіб і необхідних ресурсів.
Чим детальніший план, тим простіше він реалізується. Пишуться короткі завдання, а потім кожна аналізується. Нерідко виявляється необхідність залучення нових співробітників/фахівців, закупівля матеріалів і навіть проходження навчання. За допомогою різних додатків можна зробити план доступним для всіх відповідальних осіб, легко контролюючи виконання поточних завдань.
Розставте пріоритети
Час втрачається через нехтування цим правилом. Воно йде на вирішення/виконання несвоєчасних і неважливих справ. Результатом стає те, що в кінці робочого дня людина усвідомлює, що не зробила практично нічого для досягнення кінцевої мети, а годинники цокають.
Пріоритизація в тайм-менеджменті досягається або за рахунок вміння самостійно аналізувати список складених справ (зробити це складніше, ніж здається), або з залученням спеціальних методик:
- ABCD;
- матриця Ейзенхауера;
- закон Парето.
Використання будь-якої дозволяє правильно розставити завдання за ступенем важливості. Слід вивчити особливості кожного, а потім віддати перевагу більш підходящому для себе принципу.
Не відволікайтеся від важливого
Основною помилкою є невміння фокусуватися на головному. Причиною стають власне невміння концентруватися або несприятлива навколишня обстановка. Щоб зосередитися на пріоритетному завданні, потрібно:
- Відвести під «відволікання» час до або після роботи, обідню перерву. Привчивши себе до подібного, можна побачити, як графік просто перетвориться. Займаючись трудовим процесом, треба забути про особисті смс, дзвінки, соцмережі, перегляди роликів і так далі.
- Навчіться говорити «ні» відволіканням, непотрібним справам, проблемам, колегам, які просять допомогти з поточною роботою. Дзвінки і листи відкладайте на потім, за винятком термінових і важливих. Багато хто воліє відразу відповідати абсолютно на все, а воно просто віднімає дорогоцінний час.
Керівники можуть делегувати повноваження. Про зайнятість тим, хто дзвонить, приходить нехай відповідає секретар. Це відразу ж позбавить від подразників і відволікань.
Автоматизуйте свої дії
Ті, хто працює віддалено, можуть спокійно підлаштуватися під свої внутрішні біоритми. Сові краще висипатися, а жайворонку намітити побільше важливих справ на ранок. Коли доводиться йти в офіс рівно до 9.00, необхідно добре висипатися, переглянути графік і визначити, о котрій лягати, щоб почуватися бадьорим на наступний день. Входячи в певний ритм, все починає виходити ніби на автоматі. Можна навіть навчитися вставати без будильника.
Відпочивайте
Не забувайте робити паузи на чашечку кави або чаю. Можна зробити невелику розминку. Оптимальним варіантом стане чергування короткого і більш тривалого відпочинку. Працювати без відпочинку не можна. Це призведе до перенапруження, виснаження, зниження продуктивності.
