Использование тайм-менеджмента

Эффективное планирование и управление временем — путь к успеху. Чтобы стать собранным, умеющим концентрироваться и выполнять задачи первостепенной важности, необходимо изучить правила тайм-менеджмента. Именно эффективный тайм менеджмент позволяет построить правильный фундамент тем, кто желает научиться успевать делать все запланированное.

Правила тайм-менеджмента для управления временем

Логическое структурирование позволяет понять ключевые моменты, научиться распоряжаться рабочим графиком, стать максимально продуктивным:

• Мотивация. Всегда имейте четкое представление о конечной цели. Почему? Зачем? Что вы получаете? Каждая задача делается для достижения какого-либо результата. Чем он важнее, тем выше желание и стремление довести дело до конца. Если работа никак не идет, проанализируйте ситуацию. Причин невыполнения задачи может быть несколько:

1. не представляет никакой ценности и кажется бессмысленной;
2. вызывает негативные эмоции во время выполнения;
3. осознание безысходности, когда она делается лишь потому, что надо;
4. присутствует множество отвлекающих факторов;
5. постоянно возникают какие-то неотложные личные либо делегированные другими дела.

Проведите анализ ситуации и ответ даст подсказку, в каком направлении действовать для повышения эффективности производительности.

• Планирование. Краеугольный камень тайм менеджмента. Процесс должен начинаться с четкого представления конечного результата, а затем прописывания того, что нужно делать для его достижения. Можно провести аналогию с постройкой дома, состоящего из фундамента, стен, крыши и множества деталей, которые позволяют возвести постройку соответствующей проекту. Главное, не превращать планирование в цель. Оно является средством.
• Структурирование. Разделяйте продолжительные и сложные задачи на «кирпичики». Укладывая каждый, вы методично достигните намеченного результата. Главное, заранее определиться, в какие сроки она должна быть исполнена, не забывая про порядок выполнения. Во-первых, это позволит выстроить строгую последовательность. Во-вторых, дает дополнительную мотивацию, видя, сколько уже сделано.
• Знание ценности собственного времени. Необходимо разделять мультизадачность и рабочий процесс. Первое относится к навыкам и умениям, не подразумевает выполнение нескольких дел одновременно. Заканчиваете одно, переходите к другому. Если пытаться решить несколько проблем одновременно, положительного результата не будет.
• Личная продуктивность. Нельзя отвлекаться или соглашаться на помощь коллегам, когда есть текущие дела. Поступая подобным образом, вы только вредите себе. Итогом становится срыв сроков и отдаление той цели, которую желают достичь. Хотите успевать все? Не отвлекайтесь на то, что никак не относится к вашей компетенции.
• Оценка привычек. Существует принцип 21 дня. За это время, как уверено большинство экспертов, формируется любая привычка. Она бывает хорошей и плохой. Алкоголь и курение негативно отражаются на эффективности управления временем. Частые перекуры отвлекают, а выпивка вечерами снижает производительность на следующий день.

Привычный ритм жизни тоже нередко состоит из не самых полезных ритуалов для здоровья и работоспособности. Приучите себя высыпаться, завтракать, заниматься спортом, расслабляться с пользой. Уже через месяц улучшится самочувствие, а задачи начнут выполняться гораздо быстрее. Попытайтесь избавиться от всего вредного и ненужного, заведите побольше полезных привычек.

Понимание шести базовых основ — главный шаг на пути к умению правильно распоряжаться временем. Замотивируйте себя, поставьте и реализовывайте цель, отказавшись от того, что не приносит никакой пользы.

Запомните! Тайм-менеджмент — это не наука о том, как успеть сделать больше, а дисциплина, позволяющая отбросить ненужное, сфокусировавшись на приоритетных целях и задачах. Не надо становиться мастером на все руки. Нужно быть профессионалом своего дела.

Эффективные правила тайм-менеджмента

Существуют разнообразные подходы к проблеме управления временем. Эксперты выделяют следующие типы time-management:

• Персональный. Нацелен на личный рост, саморазвитие, правильную и плодотворную организацию дня.
• Социальный. Направлен на улучшение межличностных отношений или распоряжения временем для группы лиц, к примеру, в офисе либо компании.
• Профессиональный. Помогает разумно распределять обязанности между сотрудниками.

Задавшись целью преуспеть в тайм-менеджменте необходимо четко понимать, каком именно для подбора верных инструментов и методов саморазвития.

Кому необходимы основные правила тайм-менеджмента?

Приоритетной группой являются управленцы. Руководители должны знать от и до профессиональный тайм-менеджмент, хорошо разбираться в социальном. Изначально было именно так. Довольно быстро дисциплиной начали интересоваться рядовые сотрудники, домохозяйки, студенты, работающие на себя люди. Управлять личным и рабочим временем должен уметь каждый.

Менеджерам это знание необходимо как диплом о высшем образовании. Остальные постигают его для реализации собственных амбиций. Домохозяйкам тайм-менеджмент помогает наладить быт, иметь свободное время, посвящаемое мужу, детям, себе, студентам — успешно закончить учебу, бизнесменам — стать успешными и богатыми, рядовым сотрудникам — справляться с текущей работой в нужные сроки или получить повышение по карьерной лестнице.

Правила тайм-менеджмента

Каждая техника базируется на определенных принципах. Чтобы уметь грамотно распоряжаться временем, изучите правила тайм-менеджмента для эффективного рабочего дня.

Ставьте цель правильно

Высокая мотивация гарантирована при наличии грамотно прописанного результата. Конечный итог всегда должен формулироваться так, чтобы не оставалось никаких «пробелов» на пути к реализации. Идеальным помощником станет методика SMART, согласно которой цель должна быть:

• конкретной;
• измеряемой;
• достигаемой;
• релевантной;
• ограниченной по времени.

Многие специалисты добавляют в технику еще один пункт «контролируемой», то есть выполнение можно проверить по окончанию. Неправильно прописать «заключить новый договор», грамотно сформулировать «заключить соглашение с поставщиком канцелярских товаров для обеспечения офиса всем необходимым не позднее конца следующей рабочей недели».

Планируйте действия

Чтобы планировать собственный рабочий график или распределять задачи между сотрудниками с последующим контролем, необходимо:

• наметить план тайм-менеджмента;
• составить проект с возможностью маневрирования в меняющейся ситуации, учетом потенциальных проблем;
• прописывание каждого требуемого шага;
• определение ответственных лиц и требуемых ресурсов.

Чем подробнее план, тем проще он реализуется. Пишутся краткие задачи, а затем каждая анализируется. Нередко выявляется необходимость привлечения новых сотрудников/специалистов, закупка материалов и даже прохождение обучения. С помощью различных приложений можно сделать план доступным для всех ответственных лиц, легко контролируя исполнение текущих задач.

Расставьте приоритеты

Время теряется из-за пренебрежения данным правилом. Оно уходит на решение/выполнение несрочных и неважных дел. Результатом становится то, что в конце рабочего дня человек осознает, что не сделал практически ничего для достижения итоговой цели, а часики тикают.

Приоритизация в тайм-менеджменте достигается либо за счет умения самостоятельно анализировать список составляемых дел (сделать это сложнее, чем кажется), либо с задействованием специальных методик:

• ABCD;
• матрица Эйзенхауэра;
• закон Парето.

Использование любой позволяет правильно расставить задачи по степени важности. Следует изучить особенности каждого, а затем отдать предпочтение более подходящему для себя принципу.

Не отвлекайтесь от важного

Основной ошибкой является неумение фокусироваться на главном. Причиной становятся собственное неумение концентрироваться или неблагоприятная окружающая обстановка. Чтобы сосредоточиться на приоритетной задаче, требуется:

• Отвести под «отвлечения» время до или после работы, обеденный перерыв. Приучив себя к подобному, можно увидеть, как график просто преобразится. Занимаясь трудовым процессом, надо забыть о личных смс, звонках, соцсетях, просмотрах роликов и так далее.
• Научитесь говорить «нет» отвлечениям, ненужным делам, проблемам, коллегам, просящим помочь с текущей работой. Звонки и письма откладывайте на потом, за исключением срочных и важных. Многие предпочитают сразу отвечать абсолютно на все, а оно просто отнимает драгоценное время.

Руководители могут делегировать полномочия. О занятости звонящим, приходящим пусть отвечает секретарь. Это сразу же избавит от раздражителей и отвлечений.

Автоматизируйте свои действия

Работающие удаленно могут спокойно подстроиться под свои внутренние биоритмы. Сове лучше высыпаться, а жаворонку намечать побольше важных дел на утро. Когда приходится идти в офис ровно к 9.00, необходимо хорошо высыпаться, пересмотреть график и определить, во сколько ложиться, чтобы чувствовать себя бодрым на следующий день. Входя в определенный ритм, все начинает получаться словно на автомате. Можно даже научиться вставать без будильника.

Отдыхайте

Не забывайте делать паузы на чашечку кофе или чая. Можно сделать небольшую разминку. Оптимальным вариантом станет чередование короткого и более длинного отдыха. Работать без отдыха нельзя. Это приведет к перенапряжению, истощению, снижению продуктивности.

Видео про тайм-менеджмент